Mandantenverwaltung

Als System-Admin können Sie Mandanten (Tenants) über das Admin-Panel verwalten. Diese Seite beschreibt die verfügbaren Aktionen.

Zugriff

Die Mandantenverwaltung finden Sie im Admin-Dashboard unter Mandanten. Nur Benutzer mit der System-Rolle ADMIN haben Zugriff.

Menü-Aktionen (⋯)

Für jeden Mandanten steht ein Kontextmenü (⋯) mit folgenden Einträgen zur Verfügung:

1. Details anzeigen – Read-Only-Übersicht (Visitenkarte)
2. Statistiken – Aggregierte Nutzungsstatistiken
3. Bearbeiten – Stammdaten bearbeiten
4. Benutzer – Alle Mitglieder des Mandanten anzeigen (nur Lesen)
5. Lizenzen – Lizenz- und Abrechnungsinformationen
6. (Separator)
7. Deaktivieren / Reaktivieren
8. Löschen

Details anzeigen (Visitenkarte)

Über das Menü (⋯) → Details anzeigen öffnet sich eine schreibgeschützte Übersicht des Mandanten mit folgenden Bereichen:

• Grundinformationen: Name, Mandanten-ID, Erstellt-am-Datum.
• Abonnement: Aktueller Status (Aktiv, Testphase, Überfällig, Gekündigt), Plan, Abo-Ende, Liegenschafts-Nutzung.
• Bestand: Anzahl Mitglieder, Liegenschaften, Wohnungen, Parkplätze.
• Aktivität (letzte 30 Tage): Letzte Anmeldung, Anmeldungen gesamt, aktive Benutzer, Audit-Aktionen.
• Deaktivierung (nur bei deaktivierten Mandanten): Deaktivierungsdatum und Übergangsfrist.

Hinweis

Die Visitenkarte zeigt keine personenbezogenen Daten – nur aggregierte Werte und Metadaten des Mandanten.

Statistiken

Über das Menü (⋯) → Statistiken öffnet sich ein detailliertes Statistik-Dashboard mit:

• KPI-Karten: Buchungen, Vorfälle, Kennzeichen-Scans, Anmeldungen pro Zeitraum.
• Aktivitäts-Verlauf: Tagesbasiertes Liniendiagramm der Audit-Aktionen.
• Scan-Verteilung: Donut-Diagramm nach Scan-Typ (Normal, Überschreitung, Unbekannt).
• Login-Aufschlüsselung: Donut-Diagramm nach Subdomain (Portal, Go-App, Admin).
• Nutzungs-Übersicht: Audit-Aktionen, gesendete Nachrichten, erstellte Support-Tickets.
• Top-Listen / Ranglisten: Meistgenutzte Parkplätze, aktivste Bewohner, häufigste Kennzeichen, längste Buchungen, meiste Stornierungen, Parkplätze mit Überziehungen (Buchungen). Bei Vorfällen: meist betroffene Parkplätze, häufigste gemeldete Kennzeichen, schnellste Erledigungen, aktivste Melder, aktivste Antworter, meist betroffene Wohnungen.

Der Zeitraum kann auf 7, 30, 90 oder 365 Tage eingestellt werden. Optional kann nach Liegenschaft gefiltert werden.

Hinweis

Es werden keine personenbezogenen Daten angezeigt – nur aggregierte Zähler und Verteilungen.

Mandant deaktivieren

Sie können einen Mandanten vorübergehend deaktivieren, ohne seine Daten zu löschen.

Ablauf

1. Öffnen Sie die Mandantenliste im Admin-Dashboard.
2. Klicken Sie beim gewünschten Mandanten auf das Menü (⋯) → Deaktivieren.
3. Geben Sie optional einen Grund ein und bestätigen Sie.

Was passiert bei der Deaktivierung?

• Der Mandant wird als inaktiv markiert (isActive = false).
• Alle aktiven Sessions der Mandanten-Mitglieder werden sofort beendet (Logout).
• Es beginnt eine Karenzzeit (standardmässig 14 Tage).

Karenzzeit (Grace Period)

Während der Karenzzeit:

• Mitglieder können sich noch anmelden und ihre Daten einsehen (Read-only).
• Schreibende Aktionen (Erstellen, Bearbeiten, Löschen von Daten) sind blockiert.
• Ein gelber Warnbanner zeigt die verbleibenden Tage bis zur Sperrung an.

Nach Ablauf der Karenzzeit:

• Mitglieder können sich nicht mehr anmelden.
• Ein roter Banner informiert über die Kontosperrung (nicht schliessbar).

Tipp

Die Karenzzeit kann pro Mandant individuell konfiguriert werden (Standard: 14 Tage).

Mandant reaktivieren

1. Klicken Sie beim deaktivierten Mandanten auf das Menü (⋯) → Reaktivieren.
2. Der Mandant wird sofort wieder aktiv. Mitglieder können sich direkt wieder anmelden.

Mandant löschen

Gefahr

Das Löschen eines Mandanten ist unwiderruflich. Alle zugehörigen Daten werden endgültig entfernt.

Was wird gelöscht?

Beim Löschen eines Mandanten werden alle zugehörigen Daten entfernt:

• Alle Liegenschaften (Properties) und deren Einstellungen
• Alle Wohnungen (Apartments) und Parkplätze
• Alle Besucher-Daten, Buchungen und Anfragen
• Alle Mitgliedschaften (TenantMember, PropertyMember)
• Alle Einladungen
• Alle Nachrichten und Support-Tickets
• Alle Audit-Logs (ein letzter Audit-Eintrag wird vor der Löschung erstellt)
• Der Mandant selbst

Ablauf

1. Klicken Sie beim Mandanten auf das Menü (⋯) → Löschen.
2. Bestätigen Sie durch Eingabe des Mandantennamens.
3. Die Löschung wird in einer einzigen Datenbank-Transaktion durchgeführt – entweder alles oder nichts.

Tage-Gutschrift (Credit)

Als System-Admin können Sie einem Mandanten kostenlose Tage gutschreiben – z.B. als Rückerstattung, Bug-Bounty-Belohnung oder Kulanzgeste.

Ablauf

1. Klicken Sie beim Mandanten auf das Menü (⋯) → Lizenzen.
2. Im Bereich Crédits geben Sie die Anzahl Tage (1–365) und einen Grund ein.
3. Klicken Sie auf Gutschrift hinzufügen.

Wie funktioniert es?

• Die Gutschrift ist kumulativ: Mehrere Gutschriften stapeln sich.
• Es gibt ein absolutes Maximum von 2 Jahren (730 Tagen) ab dem aktuellen Datum.
• Solange die Gutschrift aktiv ist, wird der Mandant nicht gesperrt – auch bei abgelaufener Testphase oder offenen Zahlungen.
• Ein blauer INFO-Banner informiert die Mandanten-Mitglieder über die aktive Gutschrift und das Ablaufdatum.
• Alle Gutschriften werden im Gutschrift-Verlauf protokolliert (inkl. Admin, Datum, Grund).

Hinweis

Gutschriften sind unabhängig von Stripe und beeinflussen weder den Abo-Plan noch die Kosten des Mandanten.

Lizenzen & Abonnement

Über das Menü (⋯) → Lizenzen können Sie sämtliche Lizenz- und Abrechnungsinformationen eines Mandanten einsehen:

• Abo-Übersicht: Aktueller Plan, Status, Trial-Ende, Grace Period, Plan-Limits.
• Billing & Integration: Billing-E-Mail, Adresse, Stripe-IDs, Abrechnungszeitraum.
• Gutschriften: Aktiver Credit-Status, Gutschrift hinzufügen, Gutschrift-Verlauf.

Benutzer (Mitglieder)

Über das Menü (⋯) → Benutzer erhalten Sie eine schreibgeschützte Übersicht aller Mitglieder des Mandanten:

• Name: Vor- und Nachname (oder E-Mail als Fallback) mit Avatar-Initiale.
• E-Mail: E-Mail-Adresse des Mitglieds.
• Rollen: Alle zugewiesenen Rollen (z.B. Inhaber, Verwalter, Operativ) als farbige Badges.
• Status: Aktiv oder Inaktiv.
• Mitglied seit: Datum des Beitritts.

Hinweis

Die Benutzerübersicht ist rein lesend – Rollen oder Mitgliedschaften können hier nicht verändert werden.

Achtung

Name und E-Mail sind maskiert, solange kein Support-Zugang für den Mandanten aktiv ist. Siehe Support-Zugang.

Mandant bearbeiten

Über das Menü (⋯) → Bearbeiten können Sie Stammdaten des Mandanten anpassen:

• Grunddaten: Name, ID, Erstellt-am-Datum.
• Adresse & Stammdaten: Anschrift, PLZ, Stadt, Land, USt-IdNr.
• Deaktivierungs-Einstellungen: Übergangsfrist, Deaktivierungsgrund.
• Onboarding: Onboarding-Status und Schritt.

Support-Zugang (DSGVO-Maskierung)

Personenbezogene Daten (Name, E-Mail) von Mandanten-Mitgliedern sind im Admin-Panel standardmässig maskiert. Der Support-Zugang erfolgt ausschliesslich über das Ticket-System — nie direkt über die Verwaltungsseite.

Ablauf: Ticket-basierter Support-Zugang

Das System kennt zwei Zugangsstufen:

1. Dateneinsicht (DATA_VIEW): Der Support-Mitarbeiter kann Name und E-Mail des Ticket-Erstellers einsehen.
2. Mandanten-Zugang (TENANT_ACCESS): Der Support-Mitarbeiter erhält temporären Zugang zum gesamten Mandanten (identische Berechtigungen wie ein Verwalter).

Schritt-für-Schritt:

1. Der Support-Mitarbeiter übernimmt ein Support-Ticket (Claim).
2. Er beantragt über das Ticket Dateneinsicht oder Mandanten-Zugang.
3. Ein Benutzer mit der Rolle Inhaber oder Verwalter (bei verwaisten Benutzern: der Ticket-Ersteller selbst) erhält eine Benachrichtigung im Ticket und kann die Anfrage gewähren oder ablehnen.
4. Nach der Gewährung ist der Zugang aktiv und läuft automatisch ab oder wird beim Ticket-Schliessen entzogen.

Auswirkung im Admin-Panel

Solange ein aktiver Zugang besteht:

• Mitgliederdaten (Name, E-Mail) werden unverschlüsselt angezeigt.
• Ein grünes Support aktiv-Badge erscheint in der Mandantenliste.

Ohne aktiven Support-Zugang:

• Alle personenbezogenen Daten sind maskiert (z.B. M*** @e***.***).
• In der globalen Benutzerliste und der Wohnungsliste sind Daten immer maskiert.
• In der Wohnungsliste erscheint ein “Daten maskiert”-Badge neben maskierten Bewohnernamen.

Sichtbarkeit in der Benutzerliste

Support-Mitarbeiter mit aktivem Mandanten-Zugang erscheinen nicht in der Benutzerliste unter Verwaltung > Benutzer. Der temporäre Zugang ist ausschliesslich über die Karte Support-Zugang im Portal sichtbar und verwaltbar.

Widerruf (Portal)

Die Verwaltung kann aktive Zugriffsanfragen jederzeit über die Karte Support-Zugang im Portal widerrufen. Der Widerruf ist sofort wirksam.

Hinweis: Verwaiste Benutzer

Benutzer ohne Mandanten-Zugehörigkeit können ausschliesslich Dateneinsicht (DATA_VIEW) gewähren. Ein Mandanten-Zugang ist für diese Benutzer nicht anwendbar und wird vom System blockiert.

Protokollierung

Alle Aktionen (Anfrage, Gewährung, Ablehnung, Widerruf) werden im Audit-Log protokolliert — inkl. durchführender Person und Zeitstempel.

Hinweis

Diese Funktion stellt sicher, dass personenbezogene Daten nur bei Bedarf, mit expliziter Einwilligung und zeitlich begrenzt eingesehen werden können – konform mit DSGVO Art. 5 (Datensparsamkeit) und Art. 6 Abs. 1 lit. a (Einwilligung).

Status-Anzeige

In der Mandantenliste sehen Sie den Status jedes Mandanten:

• Aktiv: Der Mandant ist normal nutzbar.
• Deaktiviert (graues Badge): Der Mandant wurde administrativ deaktiviert.
• Support aktiv (grünes Badge): Der Mandant hat einen aktiven Support-Zugang.
• Zusätzlich wird der Subscription-Status (Trial, Active, Past Due, etc.) angezeigt.