Bewohner einladen

Bewohner einladen

Mit Veasytor können Sie Bewohner ganz einfach per E-Mail einladen und ihnen automatisch Zugriff auf ihre Wohnung und das Portal gewähren.

Schritt 1: Einladung versenden

1. Navigieren Sie zu “Bewohner” in Ihrem Portal
2. Klicken Sie auf “Einladung senden”
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Bewohners ein
4. Wählen Sie die Rolle aus:
   • Bewohner: Kann Besucherparkplätze reservieren, Schäden melden
   • Manager: Vollzugriff (Verwaltung & Einstellungen)
   • Operator: Eingeschränkter Zugriff (Read-Only & Operativ)
   • Personal: Nur App-Zugriff (z.B. Hauswart für Parkplatz-Buchung)
5. Ordnen Sie optional eine Wohnung zu
6. Klicken Sie auf “Einladung versenden”

Der Bewohner erhält sofort eine professionelle E-Mail mit einem persönlichen Einladungslink.

Was passiert nach dem Versand?

flowchart LR A[Verwalter sendet Einladung] --> B[Bewohner erhält E-Mail] B --> C[Klick auf Einladungslink] C --> D{Hat bereits einen Account?} D -->|Ja| E[Login + Automatisch beitreten] D -->|Nein| F[Registrierung + Passwort setzen] E --> G[Zugriff auf Portal/App] F --> G

Bewohner mit bestehendem Account

Wenn der Bewohner bereits einen Veasytor-Account hat:

• Klick auf Link → Automatisch eingeloggt (falls bereits angemeldet)
• Falls nicht angemeldet → Kurzer Login → Automatisch beigetreten
• ✅ Sofortiger Zugriff auf Liegenschaft

Szenario A: Sie haben noch keinen Account

1. Sie landen auf der Beitrittsseite
2. Geben Sie Vorname und Nachname ein
3. Tippen Sie auf “Login-Link senden”
4. Öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf den Link
5. ✅ Automatisch eingeloggt - kein Passwort nötig!

Rollen erklärt

Bewohner (RESIDENT)

• Passwort: Optional (Magic Link Login möglich)
• Rechte:
  • Besucherparkplätze reservieren
  • Schäden melden
  • Hausordnung & Dokumente einsehen
• Perfekt für: Normale Mieter/Eigentümer

Manager (MANAGER)

• Passwort: Erforderlich (mind. 8 Zeichen, Gross-/Kleinbuchstaben, Zahl und Sonderzeichen)
• Rechte:
• Alles was Bewohner können
• Parkplätze verwalten
• Anfragen bearbeiten
• Vollzugriff auf Einstellungen & Mitglieder
• Perfekt für: Eigentümer, Liegenschafts-Verwalter

Operator (OPERATOR)

• Passwort: Erforderlich (Login im Admin-Panel, gleiche Anforderungen wie Manager)
• Rechte:
• Read-Only Manager: Kann alles sehen, aber keine kritischen Einstellungen ändern
• Kann Parkplätze/Tickets verwalten
• Kein Zugriff auf Billing oder Lösch-Funktionen
• Perfekt für: Support-Team, Dispatcher, Junior-Verwalter

Personal (STAFF_USER)

• Passwort: Optional (für App-Login)
• Zugriff: Nur Go Web-App (kein Admin-Panel)
• Rechte:
• Kann Parkplätze für die Liegenschaft buchen (Operativ)
• Kann Tickets bearbeiten
• Perfekt für: Hauswart, Reinigungspersonal, Security (vor Ort)

Spezialfälle

Abschleppdienst (Partner)

Wenn Sie einen Abschleppdienst / Partner in Veasytor erfassen:

• Einstieg ist an zwei Stellen möglich:
  • Benutzerverwaltung → Einladung senden
  • Ressourcen → Regelwerk oder Property Settings → Abschleppdienst-Karte → “Neuen Partner erfassen”
• Der Partner wird stumm angelegt (keine E-Mail, kein Login-Setup).
• Der Eintrag dient primär dazu, den Partner in Dropdowns (z.B. bei Eskalationen) auszuwählen.
• Wenn Sie später die Rolle ändern: Für Partner wird weiterhin keine E-Mail versendet.

Rollen-Upgrade (z.B. Bewohner → Manager/Operator)

Wenn eine Person bereits als Bewohner existiert und Sie ihr später mehr Rechte geben:

• Bei Portal-Rollen (z.B. Manager, Operator) ist ein Passwort erforderlich.
• Veasytor verschickt dafür eine Passwort-Setup E-Mail.
• Nach dem Setup kann die Person sich im Portal anmelden und hat die neuen Rechte aktiv.

Häufige Probleme

”Bewohner hat die E-Mail nicht erhalten”

Lösung:

1. Prüfen Sie den Spam-Ordner des Bewohners
2. Bestätigen Sie die E-Mail-Adresse (Rechtschreibfehler?)
3. In der Bewohnerliste: Klicken Sie auf “Einladung erneut senden"

"Einladung erstellt, aber E-Mail konnte nicht gesendet werden”

Symptom: Nach dem Klicken auf “Einladung versenden” erscheint eine Warnung (orangefarbener Hinweis) statt einer Erfolgsmeldung.

Was bedeutet das:

• Die Einladung wurde erfolgreich erstellt und ist in der Bewohnerliste sichtbar
• Die E-Mail konnte jedoch nicht versendet werden (z.B. temporärer E-Mail-Service-Fehler)

Lösung:

1. Prüfen Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler
2. Klicken Sie auf “Einladung erneut senden” in der Bewohnerliste
3. Falls das Problem weiterhin besteht, kontaktieren Sie den Support

Hinweis: Die Einladung ist gültig, auch wenn die E-Mail nicht ankam. Der Bewohner kann den Link manuell erhalten, oder Sie können die Einladung erneut senden.

”Einladung ist für eine andere E-Mail-Adresse”

Aus Sicherheitsgründen kann eine Einladung nur vom eingeladenen E-Mail-Account akzeptiert werden.

Wenn der Bewohner mit falscher E-Mail eingeloggt ist:

• Fehlermeldung: “Diese Einladung ist für max@beispiel.ch, Sie sind aber als max.muster@gmail.com eingeloggt”
• Lösung: Ausloggen → Mit richtiger E-Mail anmelden

Wenn die E-Mail-Adresse falsch war:

• Löschen Sie die alte Einladung
• Erstellen Sie eine neue mit der korrekten E-Mail-Adresse

”Bewohner hat geklickt, aber nichts passiert”

Der Einladungslink ist sicher und einmalig. Mehrfaches Klicken ist kein Problem.

Mögliche Ursachen:

• Link ist abgelaufen (7 Tage Gültigkeit)
• Bewohner ist mit falscher E-Mail eingeloggt (siehe oben)
• Browser blockiert Cookies → Inkognito-Modus testen

Lösung: Einladung erneut senden

Rolle nachträglich ändern

Sie können die Rolle jeder Zeit anpassen:

1. Bewohnerliste öffnen
2. Bewohner auswählen → “Bearbeiten”
3. Neue Rolle wählen
4. Speichern

Wichtig: Rollen-Upgrade mit Passwort

Wenn Sie einen Bewohner zum Manager oder Operator befördern:

• Bewohner erhält automatisch eine E-Mail “Account aktivieren”
• Bewohner muss ein Passwort festlegen (falls noch keines vorhanden)
• Danach: Sofortiger Zugriff mit neuen Rechten

Tipps & Best Practices

✅ E-Mail-Adresse doppelt prüfen - Vermeidet Rückfragen

✅ Wohnung zuordnen - Bewohner sehen sofort “ihre” Wohnung in der App

✅ Klare Rollen wählen - Die meisten Bewohner brauchen nur die Rolle “Bewohner”

✅ Willkommensnachricht - Senden Sie nach der Einladung eine kurze Info via Nachrichten-Center

❌ Keine Operator-Rolle für alle - Zu viele Rechte = Chaos

Formular-Validierung

Das Einladungsformular verfügt über eine intelligente Validierung, die Fehler verhindert:

• E-Mail-Validierung: Der “Einladung senden” Button ist deaktiviert, bis eine gültige E-Mail-Adresse eingegeben wurde
• Rollen-Auswahl: Mindestens eine Rolle muss ausgewählt sein
• Liegenschafts-Zuordnung: Bei Rollen wie “Bewohner” oder “Personal” muss eine Liegenschaft ausgewählt sein

Tipp

Ungültige E-Mail-Adressen werden sofort mit einer roten Markierung und Fehlermeldung angezeigt, sobald Sie das Feld verlassen.

Nächste Schritte

• Parkplätze verwalten
• Bewohner-App einrichten
• Probleme lösen